Av Eva Tønnessen | Publisert 30.05 2006 kl. 12:26

Moss kommune har gjennomført en omfattende ryddejobb på telefoniområdet og redusert kostnadene med 40 prosent. Ip-telefoni var langt fra universalnøkkelen.

MOSS: Moss kommune startet høsten 2003 å se på hva man kunne gjøre i kommunen av kostnadsreduksjoner innenfor telefoni. Som et resultat ble flere tiltak implementert. Blant annet forhandlet kommunen sammen Østfold fylkeskommune frem en regional telefoni- og mobiltelefoniavtale.

Dette anbudet vant Ementor. Siden 2004 har Moss og Ementor jobbet tett sammen med to hovedmål i fokus: Spare tid og penger, og få en bedre telefonitjeneste både for ansatte og innbyggere.

EFFEKTIVE: Liv Margareth Thorkelsen, Moss kommune, og Ritha Rønnevik, Ementor, har stått i spissen for besparelser på 40 prosent på kommunens telefonibudsjett. (FOTO: EVA TØNNESSEN)

- Vi har valgt en strategi som handler om å bygge sten for sten, eller ta et skritt av gangen. Da vi var ute og vurderte løsninger i 2003-2004 var det flere aktører som sa vi burde bytte ut alt vi hadde og satse på helt nye løsninger. I dag er vi svært glade for at vi ikke fulgte disse rådene, sier prosjektansvarlig i Moss kommune, Liv Margareth Thorkelsen.

Ip er ikke svaret på alt

Hun mener det har vist seg at mye av det gamle utstyret kommunen hadde har vært fullt brukbart med en del oppgraderinger. I tillegg har det vist seg at ip slett ikke er svaret på alt.

I dag bruker kommunen både vanlig fasttelefoni, mobiler og  noe ip-telefoni.

- Vi prøver å anvende den teknologien som passer best i våre ulike enheter. En skole og et sykehjem har vidt forskjellige behov, og dette prøver vi å ta hensyn til når teknologivalg gjøres, sier Thorkelsen.

Ryddejobb

Det startet egentlig med en gedigen ryddejobb. Det ble ryddet kraftig i fakturahåndteringen, man reduserte antall Centrex-linjer og reduserte antall telefoni-abonnement.

- Vi bestemte oss for at telefoni skulle være et sentralt ansvarsområde og etablerte rutiner som tilsa at bare et fåtall hadde myndighet til å bestille telefonitjenester. I tillegg bestemte vi oss for at det var vi sentralt som skulle ta beslutningen på vegne av kommunens enheter om hva slags kommunikasjonsteknologi de burde bruke, forklarer Thorkelsen.

Det ble forhandlet frem en avtale som medførte gratis intern kommunikasjon gjennom mobiltelefoni. Det ble gjort vedtak om at flere grupper bare skulle ha mobil som arbeidstelefon.

- Vi har jobbet hardt med å oppdra våre ansatte slik at de faktisk bruker mobilen når de ringer hverandre. Belastningen på vårt eget sentralbord har gått betraktelig ned som en følge av dette. Det hender selvsagt at vi også har kø inn på kommunenes hovedtelefon, men langt mindre enn tidligere.

Besparelser

Moss kommune hadde totalkostnader til telefoni i 2002 på rundt 5,2 millioner og i 2005 på rundt 3,1 millioner. Altså en kostnadsreduksjon på 40 prosent over to år.

- I perioden 2002 til 2005 var trafikkvolumet tilnærmet uendret, men miksen i kostnadene har endret seg. I 2002 var andelen av kostnader knyttet til abonnement og andelen av kostnader knyttet til trafikk likt fordelt. I dag ser vi at det har vært en kraftig reduksjon på abonnementskostnadene og det er nå trafikk-kostnader som utgjør den største delen av kostnadene.

Moss kommune ser fortsatt potensial for fremtidige besparelser og har inneværende år satt av en egen stilling innenfor telefoni. Stillingens arbeidsoppgaver omhandler blant annet å analysere telefonibehovet til kommunens virksomheter og vil i løpet av 2006 se på hvordan man kan få mest mulig hensiktsmessige telefoniløsninger med hensyn til service til publikum og økonomi.

Analysen skal lede til mer bevisste valg av kombinasjoner av ip-, mobil- og fasttelefoni.

Tett samarbeid

Det er Telenor som er teknisk leverandør til Moss kommune. Men Ementor har vært kommunens kontaktpunkt inn mot telefonisystemet.

- Vi ser at Telenor er så fornøyd med denne løsningen at de ønsker samme modell andre steder i landet, forteller Ritha Rønnevik i Ementor.

Ementor har vært en viktig partner i hele prosessen og vil også være en sentral støttespiller og pådriver fremover. Et viktig bidrag har også vært å bidra til at Moss kommune har kommet godt i gang med arbeidet og satt fokus på de riktige områdene.