| |
Er det gull i alt som glimrer?
Av Michael Oreld | Publisert 07.05 2003 kl. 07:00
Analyseverktøy blir ikke bedre enn dataene du stapper inn. Dritt inn blir dritt ut – men flere Norske organisasjoner mener de er på sporet av en gullåre.
 |
| FÅR BANK: Nils Stangnes i SAS Institute mener Business Intelligence kan hjelpe bankene til bedre risikostyring og dermed økt aktiv kapital. |
Business Intelligence (BI) er i stor grad risikostyring ved at du forhåpentligvis får et overblikk over virksomheten din. Ta for eksempel bankene, der krever Kredittstilsynet at en viss del av totalkapitalen skal være satt til side som en buffer, i henhold til en multinasjonal avtale kalt Basel I. Problemet er at denne kapitalen nærmest ligger død, hva gjelder avkastning. Den nye internasjonale avtalen Basel II innebærer at finansinstitusjoner kan justere ned den «døde» kapitalen hvis de har en god risikostyring. For å oppnå denne rettigheten må man ha tre års historiske data å vise til. Her kommer BI inn i bilde.
– Hvis en bank kan vise til gode data og risikoprofil vil Kredittilsynet kunne justere ned kapitalen som må settes til side, sier Nils Stangnes i SAS Institute.
Dermed vil gode styringssystemer hvor man kan estimere fremtidige tap øke den aktive kapitalen i finansinstitusjonen. Business Intelligence er et verktøy for å lage profiler og scenarioer.
– Vi merker en stor interesse i markedet. Jeg tror ledelsen i bedriftene føler seg hjemme når det snakkes om Business Intelligence, sier Lars-Roar Masdal, sjefen for Rav Norge.
Ledere vil ha resultater på skjermen. Tid er en faktor når viktige avgjørelser skal tas. Men skal man få resultat av Business Intelligence må man ha planer som er målbare.
Et eksempel er hvis en bedrift arrangerer seminarer for sine kunder. Målet kan settes til at eksempelvis 100 påmelte, 10 av disse ønsker samtaler med selgere og 3 av disse skal handle – dette er lett å måle. Med en BI-løsning vil salgsdirektøren ha en portal på sin PC hvor det i kolonnen seminar lyser grønt hvis dette har slått inn, oransje hvis man ligger litt under og rødt hvis ambisjonene ikke er nådd. Lyser det rødt bør man kalle seminaransvarlig inn på teppet for å finne ut hva man kan gjøre bedre.
– Det er viktig å automatisere mest mulig. Desto mer manuelt arbeid jo lengre tid tar det før man får rapportene, sier Masdal.
Et annet eksempel på hvor ledelsen kan handle ut fra et BI-system er sykefravær. Tenk deg at sjefen i en bankfilial ser at det lyser rødt på «sykefravær» i portalen hans, fordi sykefraværet der er gått over 10 prosent siste måned. Han kan da treffe nødvendig tiltak. Blir det ingen bedring vil det neste måned lyse rødt i feltet for filialen i Skrukkedal på portalen til personaldirektøren ved hovedkontoret. Han kan da ta en telefon og spørre hva som er galt.
Kort og godt
Europay Norge (eid av SEB) har bygget opp en Business Intelligence-løsning som sparer dem for flere millioner kroner i året, gjennom redusert svindel, økt salg og enklere rutiner som har frigjort arbeidskraft.
 |
| FINNER DÅRLIGE BETALERE: IT-direktør Geir Norlund og systemutvikler Elin Våge Lafton i Europay forteller at deres Business Intelligence-system har spart selskapet for mange millioner kroner i året. |
– Hovedgrunnen til at vi startet prosjektet var at vi ønsket raskere tilgang til rapporter for å kunne ta de riktige beslutningene i tide, sier IT-direktør Geir Norlund.
BI-løsningene som er utviklet i samarbeid med Component Software generer nå 100 interne rapporter fra datavarehuset. Men alle har ikke tilgang til alt.
– Vi brukte et år på diskusjoner med de forskjellige avdelingene, hvor vi fortalte hva som var teknisk mulig og de fortale oss hva de trengte av informasjon.
Norlund forteller at brukerne i stadig større grad henter ut rapporter på egenhånd via et web-grensesnitt. – Det tar bare noen sekunder å hente ut rapporter nå, mot flere timer før vi fikk opp systemet, sier Norlund og fortsetter: – Nå rekker man knapt å hente en kopp kaffe om morgenen før rapporten du bestilte ligger klar. Tidligere fikk du den ikke før lunsj.
Geir Norlund mener at Europay har spart 10 millioner kroner i året, men noen av disse millionene er antatte besparelser. Det som kan dokumenteres er reduserte tap på svindel og dårlige kunder. – Med ferske rapporter kan våre medarbeidere mye raskere se uregelmessigheter, sier Norlund.
Han nevner kunder som har gått over kredittgrensen og ligget der en tid. Disse kan Europay så ringe opp og høre om de trenger hjelp til en nedbetalingsplan – eller sperre kortet. Selskapet har også lagt opp automatiske varslingssystemer hvis samme kort (eller et annet kort til samme bruker) blir brukt i samme tidsrom på geografisk forskjellige steder. Dette kan tyde på at noen har ulovlig tilgang til kortet.
Norlund forteller at selgerne er blant de flittigst til å ta ut rapporter. De lager profiler på brukerne for å finne riktig salgsstrategi. Kortselskapet kan lage analyser basert på hvor ofte du bor på hotell, leier bil eller flyr. Har du et firmakort kan man også finne ut om du følger retningslinjene firmaet har satt opp for kortbruken.
– Hva har vært den største utfordringen i forhold til å implementere Business Intelligence-systemet?
– Det er helt avgjørende at dataene som puttes inn er av god kvalitet – å finne disse og gjøre dem tilgjengelige har vært den største utfordringen.
– Hva vil du si er den viktigste suksessfaktoren?
– Det var helt nødvendig i et slikt prosjekt å ha en forankring i toppledelsen for å få et helhetsbilde og det nødvendige fokuset på prosjektet i hele bedriften, sier Norlund.
Skal finne svindlere
 |
| MED GULL I BLIKKET: IT-rådgiver Bjørn Almaas i Rikstrygdeverket tror den statlige giganten kan spare store summer ved hjelp av Business Intelligence. |
Rundt 1,3 millioner nordmenn har sin hovedinntektskilde fra folketrygden. I løpet av et liv får så godt som alle borgere av landet bidrag – det skal om lag 8 000 ansatte sørge for – årsbudsjettet for den statlige giganten er på svimlende 230 milliarder kroner. – IT vil være en svært viktig del moderniseringen og effektiviseringen av Rikstrygdeverket, sier Bjørn Almaas, som er rådgiver for ledelsen i IT-spørsmål. Forbedringene som kan oppnås kan gi svært store resultater.
– For en stund siden var jeg utplassert på et avdelingskontor for å få kunnskap om forholdene våre saksbehandlere jobber under. Det overrasket meg hvor tungvint system vi har i dag, sier Almaas. Som eksempel nevner han at hvis en familie melder flytting fra en region til en annen, må dataene skrives ut og sendes med posten, for så å legges inn igjen manuelt på det nye bostedet. – Slike eksempler er det flere av og dette tilsier at vi har et stort rasjonaliseringspotensial.
Rikstrygdeverket jobber nå også med å få innrapportering av sykemeldinger over på Internett. I dag er dette en betydelig papirmølle som involverer leger, arbeidssted og Rikstrygdeverket.
– I tillegg til å effektivisere prosessen og spare papir, vil feilkildene blir langt færre ved at dataene kun legges inn en gang, sier Almaas.
Mer moderne systemer vil dessuten gjøre det langt enklere for Rikstrygdeverket å ta i bruk Business Intelligence for å få skikkelig oversikt over virksomheten – en prosess etaten i følge Almaas er godt inne i.
– Den politiske ledelsen ønsker ved jevne mellomrom rapporter om for eksempel utviklingen på sykelønn – det er data vi måtte til IBM og hente og det kostet 200 000 kroner hver gang, sier Almass og fortsetter: – Sammen med SAS Institute laget vi en løsning slik at vi kan gjøre dette selv, en investering som betalte seg i løpet av kort tid.
Business Intelligence-systemet til Rikstrygdeverket vil også gjøre dem i stand til å ta svindlere på en mer effektiv måte. – Vi vil kunne finne avvik i forhold til normalen. For eksempel om noen leger oftere skriver ut spesielle medikamenter eller sykemeldinger enn andre. Finner man noe mistenkelig kan man gå inn å se på dette nærmere, sier Bjørn Almaas.
Når det gjelder trygdemisbruk kan man lage profiler på personer hvor sjansen er stor for at de er svindlere, når noen identifiseres i denne profilen vil det gå en «alarm» på det lokale trygdekontoret.
– Hvor mye tror du Rikstrygdeverket kan spare med BI?
– Det trør jeg ikke spekulere, men at det er store tall er jeg helt sikker på, sier Almaas.
Hva kan du få igjen for å investere i Business Intelligence?
Mer effektiv rapportering: Uten Business Intelligence (BI) må mange selskaper ha team av ansatte som bruker mye tid på å samle, aggregere og analysere informasjon fra forskjellige systemer for å lage rapporter til ledelsen. Med BI kan tiden brukt til dette arbeidet reduseres og researchere og analytikere kan konsentrere seg om selve analysen fremfor det manuelle arbeidet. Bedre informasjon for beslutninger: Fordi selskapene kan få tilgang til og analysere tall som tidligere var spredt (samt dyre og vanskelig å få tak i), vil ledelsen med BI få de rapportene de trenger for å ta raske avgjørelser og korrigere feil. Selskapene kan bruke informasjonen de får gjennom bedret rapportering til å identifisere hvor de går glipp av inntekter eller har for høye kostnader. Et eksempel her er Rikstrygdeverket. De kan spare store summer på å avsløre svindel gjennom å danne seg profiler av «kundene» Bedret kundebehandling: Selskaper kan bruke BI til å få informasjon om kunder og markedstrender. Dette kan brukes i arbeidet med planer, budsjett og markedsføring. I tilfeller hvor kunden er en del av verdikjeden kan selskapet gjøre BI-informasjon direkte tilgjengelig for disse. Gevinsten blir lavere kostnader på kundestøtte og mer strømlinjeformet interaksjon med kunden. Et eksempel er Europay, hvor identifisering av dårlige betalere på et tidlig tidspunkt vil kunne spare selskapet for millioner av kroner.
Buzzord om Business Intelligence:
Datavarehus: Datavarehus er et begrep som beskriver hvordan man velger å organisere bedriftens data. Gjøres det riktig skal resultatet være raskt levering av informasjon til de som trenger den. Dette gjøres ved hjelp av analyse og rapporteringsløsninger (Business Intelligence) som henter data fra datavarehuset. Et datavarehus kan ses på som et informasjonssenter hvor man sammenstiller forretningskritisk informasjon fra ulike deler av virksomheten og deres produksjonssytemer/applikasjoner. Med bruk av Business Intelligence-løsningene kan man danne seg et helhetsbilde av hva som skjer i organisasjonen og markedet, og på den måten få et bedre grunnlag for beslutninger.
Business Intelligence: Business Intelligence-løsninger har som hovedmål trekke verdi ut av store databaser med informasjon, det vil si at de samler data og viser sammenhenger som ledere og analytikere kan bruke for lettere å ta de riktige beslutningene. Sagt på en annen måte er det en intelligent måte å håndtere informasjonen på. Nøkkelord er rapportering, visualisering, analysering og spørring. OLAP (Online Analytical Processing): Verktøy som benyttes mot mange datakilder. Forenkler datauttrekk og reduserer opplærings- og innkjøpskostnader
Balansert målstyring: Forretningskritisk informasjon og nøkkeltall som presenteres gjennom ulike grafer, kart eller andre grafiske elementer. KPI-begrepet er sentralt her (Key Performance Indicators, på norsk; kritiske nøkkelindikatorer). CPM (Corporate Performance Management): Paraplyuttrykk for metodene, prosessene, statistikkene og systemene som brukes for å overvåke, lede og administrere en bedrift.
ETL (Extraction Transformation Loading): Verktøy som trekker ut informasjon av de ulike produksjonssystemene, transformerer dataene fra de ulike systemene og tilrettelegger dem for et datavarehus.
Gylne tider for portaler
Samarbeid vil løfte portalmarkedet til en omsetning på 957 millioner dollar i 2003.
Portalmarkedet har offisielt blitt et modent marked, og vil oppnå et forbruk tilsvarende 957 millioner dollar på verdensbasis i løpet av året. Dette hevdes i en rapport fra det amerikanske selskapet Delphi Group. Innen 2004, er det forventet at dette markedet vil nå 1,13 milliarder dollar.
Undersøkelsen fra Delphi Group viste at tre av fire selskaper som brukte portalløsninger, hadde tatt i bruk portalene de siste 15 månedene. Kun 16 prosent hadde brukt portalene lenger enn 20 måneder. – Portalmarkedet har endelig begynt å bli et frittstående marked som står på egne ben, sier Nathaniel Palmer, sjefsanalytiker i Delphi Group.
Trend mot flere portaler
I følge undersøkelsen er 51 prosent av portalene laget for business-to-employee (B2E) funksjoner, som innebærer lønningslister, HR-funksjoner og liknende. Mens business-to-business (B2B) portaler for øyeblikket utgjør kun 26 prosent, mener Palmer at det er i dette segmentet drivkraften ligger. 74 prosent av de spurte i undersøkelsen svarte at samarbeidfunksjoner burde bli implementert i programvaren til portalene. - De fleste portalene er fokusert enten mot partnere eller ansatte, sier Palmer. – Samarbeid er nå et stort tema.
Palmer mener de fleste selskapene vil ta i bruk en B2E-portal og deretter legge til en B2B-komponent når de blir mer komfortable med teknologien. Av de bedriftene som er tilpasset enkle portaler (28 prosent av deltagerne i undersøkelsen) var det 22 prosent som brukte portaler til B2E-applikasjoner og kun 5 prosent som hadde portaler for B2B-funksjoner. Når bedrifter legger til ekstra funksjonalitet, taper B2E terreng. Av selskapene som er tilpasset to portaler (37 prosent av de spurte i undersøkelsen), hadde 16 prosent en B2E-komponent, mens 13 prosent hadde B2B-komponent og 6 prosent en B2C-komponent (business-to-consumer). Selskaper tilpasset 3 portaler (25 prosent av respondentene) er delt nesten likt mellom alle tre funksjonene.
- Vi ser at det definitivt er en trend fra tilpasning til enkle portaler til å tilpasse seg flere portaler, sier Palmer. – Etter B2E er neste skritt vanligvis å koble seg til kunder og partnere.
Blandet fornøyelse
I følge Delphi Group, svarte 29 prosent av portalbrukerne at portalløsninger hadde overgått deres forventninger. I 12 prosent av tilfellene derimot, innfridde ikke portalbruken forventningene, og i nesten halvparten (46 prosent) av disse tilfellene var årsaken ikke-teknologiske faktorer.
– De fleste problemene som oppstår når bruken av portaler ikke fungerer, er gjerne knyttet til kulturen i bedriften eller prosessen i seg selv. Ofte er det ikke problemer med selve portalen, sier Palmer.
(Jon Surmacz, CIO)
Nål i en høystakk
Pass på at søketeknologi er med i dine IT-prioriteringer. Mengden informasjon du skal administrere kan fort bli uhåndterlig.
I de fleste virksomheter vokser informasjonsmengden i en rasende fart: E-post, navn, adresser, transaksjoner. Som et resultat blir det mer og mer komplisert å finne frem til det man trenger, når man trenger det. Derfor er det flere og flere bedrifter som tar i bruk søkefunksjoner. I følge en ny rapport av Yankee Group har 75 prosent av bedrifter med mer enn 100 ansatte en eller annen form for bedriftssøkefunksjoner.
Rapporten sier også at jo større bedriften er, jo mer sannsynlig er det at selskapet investerer i søketeknologi, ettersom 91 prosent av bedriftene med mer enn 1 milliard dollar i årsinntekter melder at de er i stand til å bruke slike verktøy. I 2001 sa en liknende Yankee Group rapport at 63 prosent av bedriftene benyttet søketeknologi. På det året tjente leverandørene av denne teknologien 400 millioner dollar.
– Innhold vokser på en eksponentiell måte, sier senioranalytiker Rob Lancaster. – Nytt digitalt innhold blir skapt og får nye formål, og papirbasert innhold blir skannet, digitalisert og lagret.
Nye dokumentasjonsbehov
Lancaster sier at nye regler for dokumentasjon i visse industrier også er med på å drive frem markedet for leverandørene av søketeknologi. - Bedrifter må kanskje surfe seg gjennom millioner av e-post for å finne et relevant skript under revisjonsperioden, sier Lancaster. – Mengden informasjon som virksomheter må forholde seg til har blitt enorm, og er ekstremt vanskelig å administrere, fortsetter han. – Det er mange grunner til at ledelsen burde øke oppmerksomheten IT-avdelingen gir søkefunksjoner, dokument- og innholdsadministrasjon. Majoriteten av selskapene (55 prosent) rapporterte at de brukte søkefunksjoner i deres innholdsadministrasjonssystem. Portaler ble rangert som svært viktig i forhold til hvor godt man evnet å utnytte søketeknologi. 37 prosent hadde integrert disse to komponentene.
– Det er et segment i markedet som anerkjenner et behov for å administrere informasjon mer effektivt, sier Lancaster. – De ser på teknologien de bruker eksternt, og henvender seg til leverandørene for å spørre hvordan de kan ta i bruk denne teknologien til deres interne systemer.
Lancaster sier at selv om søketeknologi blir brukt i en eller annen form i tre av fire selskaper, er det fortsatt mange som ikke anerkjenner verdien av denne teknologien. – Det er fortsatt mange organisasjoner som ikke har dette som noen prioritet, sier han. – De bruker søkefunksjoner i grensesnittene der kundene opererer, men ser ikke at dette også er en nyttig ressurs for interne brukere.
Lancaster hevder at innen 2005 vil 90 prosent av bedriftene benytte søketeknologi. Mange av disse selskapene vil også etterspørre en eller annen form for søkeverktøy for media, det vil si lyd, video og bilder. Men Lancaster advarer at selskapene må forberede seg på markedskonsolidering, og velge leverandør med forsiktighet.
– Det finnes noen ekstremt sterke teknologier på markedet, sier han. – Men det er vanskelig å velge fra mengden av leverandører.
(Jon Surmacz, CIO)
|
|
;)
